Pourquoi et comment le digital impacte-t-il les processus RH et le management ?

Le début du millénaire a amené les RH à se poser la question de la gestion des générations X et Y. A peine, l’ont-ils intégrée à leurs problématiques managériales et organisationnelles que la génération Z (les digital natives) tape à la porte des entreprises. Ceci conjugué à une ère du « tout technologique » modifiant profondément notre société dans son ensemble, on peut affirmer que la révolution digitale a un impact fondamental sur les processus RH et le management.

Plus personne n’imagine aujourd’hui se passer d’internet, de son smartphone pour effectuer ses achats quotidiens, réserver son prochain voyage ou tout simplement pour effectuer un virement bancaire. Mais qu’en est-il au niveau des RH ? Pourquoi et comment le digital impacte-t-il les processus RH et le management ?

Se poser ces questions revient à distinguer deux notions différentes mais néanmoins complémentaires : comment les RH se digitalisent-elle, mais aussi quel est le rôle des RH dans l’accompagnement de ce changement ?

La digitalisation des RH

L’ensemble du processus RH connaît une véritable mutation digitale depuis une dizaine d’années. Avec des individus complètement interconnectés utilisant parfois des technologies souvent plus poussées que celles que leur fournit l’entreprise elle-même, les DRH ne pouvaient passer à côté de cette évolution numérique.

  • L’innovation digitale du recrutement

L’une des premières évolutions majeures a concerné le recrutement et plus particulièrement la diffusion des offres d’emploi. D’un modèle complètement papier dans les journaux de nos parents, nous sommes passés il y a près de 15 ans à un modèle full web avec la création des jobboards. Et tout cela s’est encore accéléré au cours des 5 dernières années avec l’arrivée massive des réseaux sociaux (Linkedin, Viadeo, Twitter…) pour nous faire passer à l’ère du recrutement 2.0. Aujourd’hui le défi qui attend les DRH est le recrutement mobile. La génération Z veut pouvoir se renseigner et postuler directement via son mobile sans forcément avoir à envoyer son CV. Cette génération demande également plus de transparence, plus de dialogue direct avec les recruteurs, avec les managers recruteurs. Loin de la communication corporate d’antan, cette génération connaît les codes de la publicité et souhaite savoir ce qui se cache derrière les belles promesses des marques employeur. Ceci a donc bouleversé les outils qu’utilisent aujourd’hui les recruteurs (ATS, plateforme de multidiffusion d’offre, page carrière sur les réseaux sociaux) mais au-delà de cela, ce sont également les métiers qui ont changé, avec la création de postes de community managers RH.

 

  • Le libre-service RH ou comment les processus papiers ont été enterrés.

Une fois embauché dans l’entreprise, le néo collaborateur va trouver un panel d’outils que l’on pourrait appeler le libre-service RH. En effet, avec le développement du home office et du télétravail, le collaborateur et son manager doivent pouvoir bénéficier d’outils dématérialisés afin de poursuivre leur relation professionnelle à distance. Prenons un exemple concret : qui peut encore imaginer passer par le papier pour faire valider ses notes de frais, ses congés ? Aujourd’hui l’ensemble des ces processus de validation se fait par le web avec des outils SAS ou développés par les DSI des entreprises elles-mêmes.

 

  • Et le management dans tout cela ?

Quoi de plus contraignant que de piloter des campagnes d’entretiens ou de révisions salariales à partir de fichiers bureautiques ou pire, de documents papier ? Suivi, consolidation, stockage, sécurité… le digital affranchit les RH de ces contraintes dès lors que les développements informatiques sont correctement paramétrés et que les utilisateurs font confiance aux outils.

Cela implique un changement de la posture du manager et une évolution de la culture managériale.  Sa légitimité ne tient plus seulement à « celui qui sait » mais bien davantage à « celui qui partage l’information », qui lui amène une valeur ajoutée, celui qui réussit à manager à distance tout en apportant une cohésion d’ensemble à son équipe.

Il en va de même pour les process accompagnant la GPEC et les plans de succession : le digital s’immisce dans toutes les entreprises et à tous les niveaux. Pour piloter au mieux cette gestion prévisionnelle et satisfaire les projets professionnels des collaborateurs, les DRH se dotent d’outils logiciels leur permettant d’assurer l’adéquation entre ces souhaits et les besoins de l’entreprise en termes de compétences à moyen terme, ces outils technologiques leur offrant une certaine agilité et une traçabilité des actions engagées.

  • La formation au cœur du réacteur

Annoncé comme le graal de la formation au début des années 2000, le e-learning entre enfin dans l’âge adulte. Grâce, tout simplement, aux progrès des réseaux télécom : l’avènement de la 4G rend désormais possible la mise en ligne de contenus riches en medias et beaucoup plus attractifs, pour les apprenants, que les supports Powerpoint tout juste enrichis. La tablette offre aussi un accès quasi immédiat au contenu et facilite l’accès aux populations nomades. Ces deux éléments ouvrent enfin des voies nouvelles au e-learning, pour venir compléter la traditionnelle formation en salle.

 

L’accompagnement RH de la digitalisation de l’entreprise.

 Il reste cependant une question incontournable pour les DRH, car si cette révolution globale des pratiques et usages au sein de l’entreprise est bien réelle, il n’en demeure pas moins qu’il est nécessaire de l’accompagner.

Cela passe par le pilotage d’une conduite de changement efficace pour l’ensemble des collaborateurs. Les DRH se doivent d’appréhender les changements et de les intégrer à l’ensemble des processus RH, pour accompagner au mieux l’entreprise dans sa transformation digitale.

Face à un public moins enclin à utiliser ces nouvelles technologies, il est nécessaire de faire tomber les craintes une à une. L’une des meilleures réponses est notamment la formation sur la prise en main et l’intérêt des outils. On ne peut en effet pas, au sein de l’entreprise, laisser une partie de la population sur le côté de la route.

Mais au-delà de cet aspect purement pratique, il faut également prendre en compte l’aspect légal, et notamment les déclarations CNIL. Ces évolutions digitales proviennent parfois des contraintes légales elles-mêmes. En effet, dans certaines conditions, l’employeur est dans l’obligation de mettre à disposition des représentants du personnel de l’entreprise une base de données économiques et sociales (BDES), appelée communément « base de données unique », qui rassemble les informations relatives aux grandes orientations économiques et sociales de l’entreprise.

Cette digitalisation des RH n’en est qu’à ses prémices. Gageons qu’elle créera bien d’autres nouvelles fonctions dans les années à venir et qu’elle continuera à modifier en profondeur l’impact des RH sur la vie des entreprises.

Guy Drobinoha, Clotaire Detourné

Guy Drobinoha, Clotaire Detourné

Présentation des auteurs : 

– Arrivé en 2000, Guy Drobinoha est Responsable Formation et études RH France au sein de Lyreco.  Il possède plus de 20 ans d’expérience en management d’équipes, d’ingénierie et d’animation de la formation. Il est également le responsable SIRH sur son périmètre RH en gestion de carrières.

– Arrivé en 2007, Clotaire Detourné est Responsable Recrutement France pour Lyreco depuis maintenant 2 ans. Il a notamment mis en place la stratégie digitale RH de Lyreco il y a 4 ans en posant les fondamentaux de la marque employeur