Organiser un évènement : les clés du succès ?

Décider de réaliser un évènement n’est pas anodin. Cela nécessite un investissement financier et humain et véhicule l’image de marque de la société. L’enjeu est donc de taille. Nous vous proposons ainsi quelques conseils pour réussir au mieux vos évènements afin qu’ils soient source de profits pour votre entreprise.

1. Bien définir sa cible et ses objectifs. L’évènement doit être intégré dans la stratégie globale de communication. Définissez donc quel est votre but : dois-je séduire de nouveaux prospects ? Fidéliser mes clients ? Lancer une nouvelle offre sur le marché?

2. Type d’évènement : Il existe de nombreux types d’évènements : séminaire, petit-déjeuner, conférence, atelier technique, exposition, salon, soirée, évènement VIP, team building, journée portes ouvertes, …. Choisissez le moyen le plus adapté à votre objectif et à votre cible. Ainsi, pour remotiver vos salariés après une réorganisation, optez plutôt pour une journée de team building
dans un lieu de détente à l’extérieur de l’entreprise. Pour former votre réseau de revendeurs informatiques sur votre nouveau produit, préférez un atelier technique où les participants pourront ‘toucher’ au produit et assister à une démonstration. Pour remercier vos meilleurs clients, invitez-les à une soirée VIP et réservez les soirées plus décontractées pour animer votre réseau de partenaires.

3. La date : pour la fixer, étudiez les évènements organisés dans votre région sur la même cible pour éviter les interactions. Préférez les mardi et jeudi et évitez les vacances scolaires et périodes de forte activité dans le métier ou secteur d’activité que vous visez.

4. Le lieu : Vous pouvez réaliser votre manifestation dans vos locaux, dans une salle de séminaire, dans un lieu décalé,… le choix se fera en fonction du message que vous souhaitez faire passer, de l’image que vous souhaitez véhiculer (haut de gamme, moderne, écologique,..) et du ton que vous voulez donner à votre évènement.

5. Interne ou externe ? Avez-vous les compétences et les ressources nécessaires à la gestion de cet évènement ? Ou souhaitez vous déléguer tout ou partie du travail à une agence évènementielle ? Si tel est le cas, il vous faudra donner à l’agence un brief ou cahier des charges afin qu’elle puisse vous faire plusieurs propositions répondant à vos attentes. Dès accord entre les parties, l’agence fixera avec vous un rétro planning et prendra en charge toute l’organisation de votre manifestation, depuis le début du projet jusqu’à sa réussite.

6. La communication : afin que votre cible assiste à l’évènement, il faut l’en informer.
Si la cible est réduite et précise, le mieux est d’envoyer une invitation à tous les contacts (invitation électronique, ‘carton’ pour les VIP, SMS,…). N’hésitez pas à relancer par téléphone suite à l’envoi. Les critères de réussite résident dans la base à laquelle vous enverrez l’invitation (est-elle qualifiée, à jour, bien ciblée ?) et dans le graphisme et l’accroche que vous aurez choisi.
Pour toucher une cible nouvelle, il vous faudra communiquer dans les différents médias touchant celle-ci (presse spécialisée, radio, sites Internet spécialisés, newsletters,…) bien en amont de la date de votre évènement.

7. Le jour J : soignez la signalétique, l’accueil (badges, café d’accueil), l’animation, respectez au mieux l’agenda prévu, et laissez une trace aux visiteurs (goodies, documentation,…). Préparez un questionnaire d’évaluation et incitez les participants à le remplir. Ne négligez pas les absents mais envoyez-leur les présentations ou contactez-les directement.

8. Mesure et exploitation des résultats : exploitez votre évènement en mesurant le nombre de présents comparé à votre objectif, en recontactant tous les participants et en suivant les projets à court terme s’il y a. Si vous avez de nouveaux contacts, entrez les dans votre base clients et si vous pouvez, inscrivez cet évènement dans la continuité (créez des cycles, d’autres types d’évènements sur le même thème ou sur des solutions complémentaires, une newsletter pour cette communauté,…).

Pour réussir son évènement B to B, il est donc impératif de définir sa cible et son objectif, de s’y prendre bien en amont, de respecter un rétro planning, de communiquer un maximum pour créer du trafic et d’exploiter toutes les données récoltées le jour même.

Florence Dehy

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