Dématérialisation, les opportunités pour les RH ?

Dans un contexte « tout numérique », la dématérialisation des processus et des flux RH est une opportunité de taille à saisir. Ses enjeux tournent autour de principes clés : rapidité, réduction des coûts, sécurité et conformité. Aujourd’hui, la gestion des documents RH se transforme pour devenir de plus en plus électronique. Formulaires d’entretien, contrats de travail, bulletins de paie,… de nombreux documents de la vie du salarié peuvent être gérés de manière dématérialisée.

Les services RH l’ont bien compris et ont entamé la dématérialisation du dossier salarié, essentiellement à travers la numérisation des nombreux formulaires et documents papier, la mise en place de fonds documentaires électroniques et le déploiement de solutions de GED / workflow interfacées avec les applications RH.

Les bénéfices sont principalement liés à une consultation et une circulation des documents facilitées au sein de l’entreprise, à une meilleure sécurité de conservation, ainsi qu’à une réduction des coûts d’archivage et de traitement pour une bonne partie des documents. Au-delà de la diffusion, ces solutions de gestion documentaire permettent d’automatiser le traitement des dossiers et la gestion des flux. Pour les DRH et les managers opérationnels des salariés, cette optimisation permet des gains de temps et une gestion plus efficace au quotidien.

Pour les salariés, dans un certains nombre de cas, ces outils leur offrent de nouveaux services sécurisés : demande de congés électronique, portail de formations, formulaires en ligne, processus de validation des note de frais…

Ainsi, grâce à la dématérialisation et à l’automatisation des échanges électroniques de documents, les ressources humaines réalisent des économies financières . Elles réduisent les coûts de près de 40 %, intégrant des économies de consommables, de production et envoi de courrier… mais aussi indirects en améliorant et automatisant les processus de gestion et d’accès aux informations.

Mais le véritable enjeu, en matière de dématérialisation des flux RH, reste comme dans d’autres fonctions celui qui touche à la dématérialisation des documents portant une valeur probatoire, exigeant la conservation de l’original par les parties : contrat de travail, bulletin de paie, certificat de travail, solde de tout compte…

Si la conformité des solutions d’archivage électronique (ISO 14-641-1) et de coffre-fort numérique (NF Z42-020) qui impose des règles d’horodatage, chiffrement et cryptage des données, apportent des garanties de sécurité de conservation des documents électroniques, encore faut-il que cet archivage porte sur l’original lui-même. L’enjeu porte alors sur la capacité à « digitaliser » l’ensemble de la chaîne, depuis la création et la signature du document, afin qu’aucune phase papier (en tant qu’original) ne soit produite.

C’est dans cette optique que des cadres réglementaires sont venus préciser les conditions de mise en place du bulletin de salaire électronique (Loi n°2009-526 du 12 mai 2009), que des solutions de contractualisation électronique peuvent permettre de dématérialiser la signature des contrats de travail en toute légalité, ou encore que des des lettres recommandées 100% électroniques peuvent désormais être produites et acheminées entre l’entreprise et ses contreparties (Décret n° 2011-144 du 2 février 2011).

Couplé à ses solutions, les services d’archivage électronique et de coffre-fort numérique prennent alors toute leur valeur, pour conserver de manière conforme et sécurisée les originaux électroniques des documents critiques et l’ensemble des éléments attestant de leur valeur probatoire.

Dans ce cadre, la dématérialisation des flux RH atteint alors ses pleins objectifs pour l’entreprise, en termes de réduction de coût, de simplification des processus et de conformité réglementaire. Les directeurs de Ressources Humaines optent progressivement pour ces options et c’est tout à leur avantage.

Leur plein déploiement dépend désormais en partie de l’adhésion des salariés, qui doivent y trouver un intérêt suffisant, au regard d’habitudes papier traditionnelles et soient disant sécurisantes. Gageons que la montée en puissance des applications mobiles et des pratiques parallèles de type banque en ligne ou facture électronique, aident à accompagner naturellement la transition numérique du salarié et de son employeur.

 

Eric Jamet, Directeur Marketing et Innovation, Tessi documents services

 

Eric JAMET, Les opportunités de la dématérialisation pour les RH

Eric JAMET

Présentation expert : Arrivé en avril 2011, Eric Jamet est le directeur Marketing et Innovation de Tessi documents services depuis bientôt 4 ans. Il possède plus de 15 ans d’expérience en management d’équipes marketing, communication et développement commercial dans l’industrie High Tech et les services associés.

Présentation entreprise : Tessi documents services est le pôle d’activité de Tessi dédié au traitement des flux de documents et moyens de paiement. Représentant 65 % de l’activité du groupe, fort de 2 800 personnes et de plus de 500 clients, Tessi documents services accompagne les banques, les entreprises et les administrations dans la dématérialisation de leurs processus documentaires, la gestion des échanges électroniques et l’externalisation d’opérations métiers de back et middle-office.

Tessi, leader dans le traitement des flux, accompagne les entreprises depuis plus de 40 ans dans la gestion de leurs éléments vitaux (Documents, Moyens de paiement, Transactions devises & or et Marketing promotionnel).
Cotée en bourse sur Eurolist B d’Euronext Paris, son expertise repose sur trois pôles d’activités :

Date de publication : le 11 février 2015