Développer l’intelligence collaborative, le nouvel enjeu de l’entreprise ?

Les stratégies classiques d’optimisation des processus ou de réduction des coûts ne répondent plus totalement aux enjeux actuels d’efficacité des organisations. Dans une société à mi-chemin entre transition numérique et nouveaux concepts d’économie collaborative, d’intenses pressions économiques et concurrentielles ajoutées à des marchés en évolution rapide challengent l’entreprise sur sa capacité à réagir aux attentes des clients.

Pour renforcer son positionnement et rester compétitive, l’entreprise doit aujourd’hui mettre en place de nouvelles stratégies de management. L’utilisation de nouveaux outils collaboratifs, source de différenciation et de performance, est dorénavant impérative.

Le management collaboratif comme modèle de gestion d’équipe se répand dans les organisations : Plateformes web (intranet, extranet, gestion de projet…) et réseaux sociaux sont autant de moyens permettant de mettre en commun les informations, les ressources, les compétences et les idées dans les différents services.

L’enjeu reste donc de les transformer en de véritables méthodes de travail, dont les bienfaits en termes de rigueur, de productivité et de motivation peuvent être conséquents. Les solutions collaboratives telles que NQI Orchestra offrent aux utilisateurs la possibilité de créer et de contrôler leur propres activités projets, de coordonner leur travail par le biais de calendriers partagés et de communiquer en temps réel grâce aux systèmes de commentaires, d’alertes et de notifications.

Vers une collaboration optimisée…

1.Améliorer la productivité des équipes

L’utilisation de plateforme de partage d’information, d’outils de collaborations, alliée au travail en équipe permet d’obtenir un meilleur rendement par personne à moyen terme : les outils de management collaboratifs se présentent sous la forme de plateforme accessible à tous les salariés, soit sur internet soit sur l’intranet de l’organisation. Les solutions existantes comportent différents modules spécifiques à chaque métier. Par exemple un agenda centralise les rendez-vous importants, une messagerie instantanée réduit le nombre d’e-mail et facilite la communication avec tout le service, un wiki ou un blog permet de partager du contenu. Concrètement, ces progiciels sont conçus de manière à ce que chaque tâche effectuée déclenche une chaîne d’informations vers d’autres collaborateurs. Ils améliorent ainsi la productivité des équipes.

L'entreprise collaborative NQI

L’entreprise collaborative NQI

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.Partager ses connaissances

Très souvent, l’information la plus pertinente et précieuse d’une entreprise n’est enregistrée dans aucune base de données, si ce n’est dans la tête d’un dirigeant ou d’un employé. La collaboration en entreprise contribue donc au partage et au référencement des connaissances. En effet, les solutions collaboratives permettent d’accéder, de modifier et d’échanger du contenu, directement sur un espace web de travail commun à toute l’organisation. Les acteurs peuvent rechercher, visualiser et récupérer les données sans avoir à établir de connexion avec un serveur local ou à télécharger des pièces jointes électroniques.

3.Réformer la gestion de projet

La mise en application des principes collaboratifs pour la gestion de projet optimise le suivi des délais, des coûts et de la qualité des livrables. En effet, si les organisations maîtrisent souvent très bien leurs activités verticales (commerciales, logistiques, financières…), elles doivent renforcer l’efficacité de leurs activités horizontales qui nécessitent une meilleure communication et une meilleure coopération. Le déploiement d’un nouveau mode projet amène des évolutions organisationnelles et techniques importantes et implique nécessairement une refonte de la structure actuelle. En réunissant toutes les acteurs de l’organisation sur une plateforme web commune, les solutions collaboratives de gestion de projet relient simplement l’opérationnel et le décisionnel. Elles apportent une vision globale sur les activités transverses avec des fonctions de planification, de suivi et d’analyse, favorisant ainsi la réactivité opérationnelle, le suivi des activités et le pilotage stratégique des projets.

4.Mesurer l’impact de la collaboration

Une stratégie de développement d’espaces collaboratifs dans une organisation amène inévitablement des ajustements et des arbitrages. Des systèmes de mesure et d’évaluation de ces outils doivent donc être mis en place (taux d’utilisation, nombre de nouveaux contenus, nombre de commentaire…) au regard des objectifs fixés.

… Pour le développement d’une intelligence collective

Bien que l’incidence directe de ces modes de fonctionnement sur la performance de l’entreprise ne soit pas mesurable, le principe de collaboration contribue à développer l’intelligence collective, c’est à dire la capacité d’une entreprise à s’adapter à ses enjeux, à fidéliser ses clients, à accroître ses innovations, la capacité à générer des idées et à transformer celles-ci en activités rentables.

L’aspect collaboratif d’une entreprise permet de notamment :

Faciliter la prise de décision

Fluidifier la circulation de l’information entre l’entreprise, ses partenaires et ses clients permet de mieux respecter les délais de projets communs et d’optimiser la réactivité face aux changements inattendus. De plus, la mise en place d’outils de collaboration en interne favorise la prise de décisions conjointes, améliore la flexibilité de l’entreprise et permet de saisir les opportunités qui se présentent.

Informer et fidéliser les clients

La qualité et la transparence de l’information renforce la proximité entre l’organisation et son environnement. Ce qui contribue également à améliorer l’image et la notoriété de l’entreprise auprès de ses clients et de les fidéliser. Par exemple, quand un client accède facilement à une information fiable, pertinente et actualisée par le biais d’un extranet, l’organisation en mesure rapidement les bienfaits sur la charge de travail du service après-vente et le taux de satisfaction client.

Construire une relation client exclusive

Un réseau traditionnel est un réseau pensé pour satisfaire la demande du client avec une ligne de produits ou de services fixe, offrant un service commun à des clients communs. A contrario, un réseau à forte valeur ajoutée prend en compte chaque client, de manière exclusive.

En outre, l’aspect collaboratif devrait dans un futur proche dépasser les frontières de l’entreprise. En effet, l’avenir des organisations réside dans la collaboration avec l’externe : partenaires, clients, fournisseurs.

Par Gilles Lavallou, président NQI Corp

Gilles Lavalou, Président NQI

Gilles Lavalou, Président NQI

 

 

 

 

 

 

A propos de NQI :

Créé en 2002, NQI est un éditeur français de solutions web de gestion de projets et de portefeuilles (PPM) pour près de 200 organisations publiques et privées. Son ambition est de faciliter les arbitrages et les prises de décisions en donnant une visibilité en temps réel sur les projets et les activités d’une organisation. Pour cela, les solutions NQI fédèrent tous les participants aux projets sur un espace web commun et leur donnent les outils pour maîtriser l’intégralité du cycle de vie de leurs portefeuilles de projets.

Site Internet : http://www.nqicorp.com/